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Podemos decir que el estudio de sistemas es un proceso paso
por paso que sirve para identificar y más tarde desarrollar mejoras específicas
en el sistema (o sistemas) de información de una organización. Los pasos de este
proceso se bosquejan en los siguientes párrafos de una forma resumida.
DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD. Si se va a crear un programa o sistema nuevo o
se va a mejorar o modificar uno ya existente, es preciso en primer término que
las personas se den cuenta de que existe una necesidad o problema. Este problema
o necesidad puede deberse a cambios en las condiciones de
operación. Los gerentes, y empleados de
los departamentos afectados por las condiciones cambiantes y el personal de
proceso de datos participan a menudo en las sesiones de requerimientos hasta
haber definido el problema y esbozado los objetivos específicos del estudio.
Enseguida es preciso redactar por escrito dichos objetivos para que los aprueben
todas las personas relacionadas. (No es posible pasar por alto este paso aun
cuando se utilice un paquete comercial para poner a trabajar la computadora.
Después de todo, ¿cómo es posible identificar y seleccionar un paquete de
aplicación adecuado si no se comprende claramente qué es lo que se quiere que
haga?.
ANÁLISIS DE SISTEMAS. Una vez que los usuarios y especialistas hayan
identificado la necesidad de cambios específicos, se reunirá un equipo de
estudio que analizará información acerca de las operaciones de proceso actuales.
Los miembros de este equipo pueden elegirse con base en los talentos
complementarios que puedan ofrecer. Casi siempre, por lo menos un miembro
representa a los departamentos afectados por el estudio y conoce sus necesidades
de información. Otro es un analista de sistemas: un especialista en informática
que conoce los aspectos técnicos del análisis, diseño e implementación de
sistemas de procesos computarizados. El tercer miembro puede ser un auditor que
vigile la inclusión de controles de precisión y seguridad en el sistema nuevo.
DISEÑO DE SISTEMAS. El diseño de sistemas es el proceso de creación de
posibilidades de solución para satisfacer los objetivos del estudio, evaluar las
posibilidades y finalmente establecer las especificaciones de la solución
adquirida. El diseño comienza una vez que el equipo de estudio a analizado los
procedimientos actuales. El trabajo que implica puede ser considerable, ya que
son muchos los factores que afectan al proceso de diseño. Por ejemplo, es
preciso que el equipo de diseño tome en cuenta los recursos humanos y
financieros de la organización, los distintos procedimientos que muchas veces se
pueden seguir para llevar a cabo una misma operación y las múltiples opciones de
equipo que existen para procesar un trabajo dado. Además el equipo debe estudiar
la forma en que los cambios que se hagan en una aplicación o departamento
afectarán a otras aplicaciones relacionadas. Por ejemplo, una mejora propuesta
para un sistema de facturación puede requerir la remodelación de los
procedimientos de cuentas por cobrar y control de inventarios. La labor de los
diseñadores es decidir si las ventajas y los posibles ahorros que se esperan de
una opción de diseño, son mayores que los costos.
ANÁLISIS DE PROGRAMACIÓN. En cuanto los gerentes aprueban la creación de
programas ala medida, la especificación de diseño se convierten en el punto de
partida para la fase de análisis dentro del proceso de estudio de sistemas. El
análisis de programación es del proceso de desglosar las especificaciones de
diseño en las operaciones específicas de entrada / salida, manipulación de
texto, cálculo. Lógica / comparación y almacenamiento / recuperación que se
requieren para satisfacer los objetivos del estudio. Esta tarea tan importante
la realizan uno o más programadores. En esta etapa se pueden utilizar
instrumentos de análisis como son los diagramas de flujo de programa.
PREPARACIÓN DE PROGRAMAS. Las operaciones detalladas de entrada/salida,
manipulación de texto/cálculo, lógica/comparación y almacenamiento/recuperación
que se identificaron durante la etapa de análisis de programación constituyen la
entrada para la preparación de programas. Uno o varios programadores transforman
estas operaciones en un programa (y subprogramas) de instrucciones escritas en
lenguajes y formas aceptables para el equipo de cómputo.
IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO. Una vez terminada la preparación de programas
(o la selección de paquetes), es preciso verificar que el sistema nuevo no tenga
errores y probarlo antes de poder emplearlo de manera rutinaria. En el momento
para que los programas se muestren funcionar adecuadamente, se hará el cambio.
Durante este periodo es preciso que las personas que preparan los datos de
entrada y las que utilizan los resultados de salida cooperen con los
especialistas en procesos de datos con él fin de que el sistema nuevo tenga
éxito. La resistencia al cambio puede provocar problemas en la implantación de
sistemas. Esta resistencia se puede reducir si se sigue una estrategia orientada
hacia las personas durante el estudio de sistemas. Por último, es común que los
sistemas y programas que se han implantado con éxito estén sujetos a
modificación continua. Una labor de mantenimiento de primera línea requiere la
cooperación de las personas a la que sirve el sistema o programa y de las
encargadas de mantenerlo. Por supuesto, cabe la posibilidad de que al requerirse
una modificación considerable, se haga necesario un nuevo estudio de sistemas.
[ Colaborado por: Lucy Hernández de Metía, como modo de
colaboracion para Agendistas.com
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